AUXILIAR OFICINA I

MISIÓN DEL CARGO

Apoyar la gestión administrativa del área, con fin de colaborar al logro de los objetivos comerciales del departamento.

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES

1. Registrar y actualizar la base de suministros del área, para determinar y solicitar mensualmente los elementos de papelería requeridos.
2. Clasificar el archivo físico y magnético generado y recibido, que reposa en el área, para facilitar su consulta. 
3.Notificar de  forma efectiva las diferentes novedades y notificadas de los clientes externos o internos, a través de losprotocolos y procedimientos establecidos.
4. Realizar el trámite de documentos que se requieran en Word, Excel, PowerPoint.
5. Realizar gestión del archivo de documentos  físicos y/o magnéticos, de la documentación generada y recibida en el área, clasificándola en forma que facilite su consulta y manejo. 
6. Realizar la atención personalizada y/o telefónicamente, a los clientes internos y externos del área, para poder canalizar sus solicitudes.
7. Asistir en la elaboración de informes cuando sea requerido un apoyo administrativo.
8. Realizar la gestión los espacios, recursos y suministros para reuniones y/o eventos del área.
9. Ejecutar y/o cumplir los procesos, procedimientos, políticas, directrices y demás lineamientos de los sistemas de gestión, mediante la participación activa en las actividades preventivas para mitigar la materialización de riesgos, en la calidad del servicio, seguridad y salud en el trabajo y los impactos ambientales, entre otros.

RESPONSABILIDADES ESPECIFICAS

ROL MENSAJERIA

1. Gestionar la distribución de la correspondencia garantizando el cumplimiento de los tiempos establecidos.
2. Conservar y proteger la documentación a su cargo.
3. Orientar a usuarios internos y externos en la ejecución de procesos de correspondencia.
4. Cumplir con las diligencias de bancos, corporaciones y otras entidades ya sean públicas o privadas que se le indiquen.
5. Cumplir oportunamente las instrucciones, sugerencias y observaciones de su jefe inmediato.
6. Cooperar con las funciones administrativas que se le asignen, de acuerdo con su tiempo y disponibilidad.
7. Informar a su jefe inmediato acerca de cualquier novedad, deficiencia e irregularidad que interrumpa el normal desempeño de sus labores.
8. Cumplir de manera efectiva la misión, visión, política y objetivos de calidad, y la ejecución de los procesos en que interviene de acuerdo con el cargo. 
9. Aplicar el protocolo de servicio al cliente de acuerdo con los lineamientos de la organización.

EXPERIENCIA LABORAL

1 año experiencia específicamente en desarrollo de labores asistenciales administrativas.

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