SECRETARIA SUBDIRECCIÓN

¡Buscamos talento comprometido ! SECRETARIA SUBDIRECCIÓN 

Constituir un punto de apoyo de orden asistencial y administrativo, realizando de manera ágil y oportuna los trámites del área, buscando mantener un flujo permanente de información y comunicación entre el Subdirector y los clientes internos y externos, así como con los equipos transversales de la Subdirección  asegurando la ejecución de las labores operativas inherentes a la dependencia y el soporte a los procesos estratégicos.

Qué harás

1. Manejar documentación e información confidencial inherente al cargo, garantizando su adecuada custodia y reserva.
2. Gestionar la recepción, clasificación, distribución y archivo de la correspondencia y demás documentos de la Subdirección, asegurando el cumplimiento de los lineamientos de gestión documental.
3. Atender clientes internos y externos que lleguen al área y direccionarlos según corresponda.
4.  Gestionar las comunicaciones de la Subdirección y sus áreas transversales a través de los diferentes canales habilitados, garantizando la atención y direccionamiento oportuno de llamadas, correos electrónicos y demás solicitudes.
5. Solicitar y distribuir los  suministros  requeridos en el área según disponibilidad y solicitud de los mismos, contribuyendo a la eficiencia del gasto.
6. Registrar en SAP todo lo relacionado con gastos de viajes, transportes, mantenimientos preventivos y correctivos, Solped, entre otros, utilizando correctamente el presupuesto asignado para cada servicio. 
7. Brindar una asistencia participativa a la Subdirección y sus áreas transversales en la elaboración de informes, presentaciones, actas, indicadores y demás documentos requeridos para la gestión de la Subdirección y de los equipos transversales.
8. Administrar el correo electrónico, la agenda y el calendario de reuniones asignados, coordinando oportunamente citas, convocatorias, compromisos y demás actividades que contribuyan al adecuado funcionamiento de la Subdirección.9. Brindar apoyo administrativo y operativo a los procesos, proyectos e iniciativas liderados por la Subdirección y sus equipos transversales, gestionando información, coordinando actividades y atendiendo los requerimientos necesarios para su adecuada ejecución.
10. Ejecutar y/o cumplir los procesos, procedimientos, políticas, directrices y demás lineamientos de los sistemas de gestión, mediante la participación activa en las actividades preventivas para mitigar la materialización de riesgos, en la calidad del servicio, seguridad y salud en el trabajo y los impactos ambientales, entre otros  

Qué buscamos

📚 Formación:  Profesional en areas Adminisitrativas o afines

⏳ Experiencia: 3 años en actividades de Secretariado ejecutivo de alto nivel o asistencia administrativa desarrollando labores de oficina, atención al cliente, consolidación de datos, gestión de indicadores, manejo de información confidencial. 

Conocimientos Especificos 

• Paquete de Office (Excel Avanzado)
  Elaboración de informes por medio de IA 
• Generación de indicadores
• Consolidación de datos
• Elaboración de presentaciones

Condiciones del Cargo

📝 Contrato: Indefinido 

💰 Salario: $4.406.400 + prestaciones

¡Súmate hoy y sé parte de nuestro equipo!